Finanzbuchhaltung

Zum Ende eines Jahres hat ein Unternehmen eine Gewinnermittlung (als Einnahmen-Überschussrechnung oder als Bilanz) zu erstellen. Hierzu bedarf es einer ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung (kurz Buchhaltung). In der Buchhaltung wird jeder betriebliche Beleg erfasst. Jeder Lebenssachverhalt wie z.B. Einkauf von Waren oder Dienstleistungen Verkauf der eigenen Ware oder Leistung, Einstellung von Personal, Anmietung von betrieblichen Räumlichkeiten etc. führt zu Belegen, die verarbeitet werden müssen. Die Buchhaltung kann monatlich, quartalsweise oder einmal jährlich erstellt werden. Dieser Turnus orientiert sich an den Abgabezeiträumen der Umsatzsteuer.

Es gibt Unternehmen, die keine Umsatzsteuern abzuführen haben. Dies sind beispielsweise Banken, Versicherungsmakler, Finanzdienstleister oder Ärzte. Ein solches Unternehmen könnte die Buchhaltung einmal im Jahr erstellen. Zur Erstellung der Buchhaltung werden die Belege in immer demselben Schema sortiert. Je nach Art der Gewinnermittlung kann man dabei unterschiedlich vorgehen.

Die einfachste Art der Gewinnermittlung ist die Einnahmen-Überschussrechnung. Bei dieser kann die Buchhaltung als Sammlung der Einnahmen- und Ausgabenbelege ohne ein Bankkonto zu benutzen, erstellt werden. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung werden die Sachverhalte mit wenigen Ausnahmen dem Jahr, Quartal oder Monat zugeordnet, in dem das dazugehörende Geld geflossen ist. Im Gegensatz dazu werden bei der Gewinnermittlung über die Bilanzierung die Sachverhalte dem Jahr, Quartal oder Monat zugeordnet, in dem sie verursacht bzw. in dem sie geleistet wurden.

Bei der Bilanzierung ist es somit unerlässlich, die Buchhaltung wie folgt zu strukturieren:

• Eingangsrechnungen (Rechnungen anderer Unternehmen an das eigene) Ausgangsrechnungen (für die eigenen erbrachten Leistungen)
• Bankkontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen mit den dazugehörenden Belegen, Barbelege
• sonstige Sachverhalte.

Die Buchhaltung wird benötigt, um das Jahresergebnis zu ermitteln, denn das Jahresergebnis wird der Besteuerung zugrunde gelegt: also der Gewinn bzw. der Verlust. Das Ergebnis stellt eine Aufsummierung sämtlicher Einnahmen abzüglich sämtlicher Ausgaben dar. Einnahmen und Ausgaben werden dabei unterschiedlich weit untergliedert.

Einnahmen

Eine mögliche Untergliederung der Einnahmen kann anhand der unterschiedlichen Tätigkeitsbereiche einer Unternehmung erfolgen, beispielsweise kann nach den Bereichen:

• Beratung
• Buchführung
• Gehaltsabrechnung
• Wirtschaftsprüfung

unterschieden werden.

Bei einem Handelsunternehmen unterscheidet man eher in die Zielgebiete, in denen die Waren vertrieben werden, wie:

• Inland 19% USt =Umsatzsteuer
• innergemeinschaftlich an Unternehmer 0% USt
• Drittland an Unternehmer und Endverbraucher 0% USt.

Das jeweilige Unternehmen kann die Einnahmen trennen in die Bereichen, welche die größte Aussagekraft für das eigene Unternehmen hat.

Ausgaben

Bei den Ausgaben wird von den meisten Unternehmen folgende Unterteilung gewählt, welche bei Kaufleuten zwingend vorgeschrieben ist:

• Fremdleistungen und Wareneinkauf
• Personalkosten
• Raumkosten
• Versicherung, Beiträge und sonstige Abgaben
• Pkw-Kosten
• Werbe-, Repräsentations- und Reisekosten
• Verkaufsprovisionen
• Kosten der Instandhaltung sowie Werteverzehr (Abschreibungen) des Anlagevermögens
• allgemeine Verwaltungskosten wie Porto, Telekommunikation, Bürobedarf, Fachliteratur, Fortbildung, Rechtsberatung, Geldverkehr und sonstiger Betriebsbedarf, neutrale Ausgaben wie Zinsen und Steuern.

Die durch das Handeln und Wirken der Unternehmung produzierten Belege werden so in eine geordnete Struktur gebracht.

Überblick. Genau das zeichnet eine gute Finanzbuchhaltung aus.